EMails richtig schreiben und was es zu beachten gibt.

ANWENDUNG
EMail ist wohl der am meisten genutzte Internet-Dienst. EMail erlaubt die persönliche Übermittlung von Nachrichten und Dateien von einem Sender an einen Empfänger. Wer an diesem Dienst teilnehmen will, braucht folglich eine eigene E-Mail-Adresse. Solche Adressen sind an dem berühmten @ (sprich: englisch "at", also "bei") in der Mitte erkennbar.

Vor allem im Business-Bereich verdrängt EMail nach und nach die herkömmliche Briefpost.
Die Vorteile liegen auf der Hand:

• EMails brauchen meist nur wenige Minuten vom Sender zum Empfänger, egal ob einige wenige oder mehrere tausend Kilometer zwischen ihnen liegen.
• EMails sind preiswert. Im Vergleich zu Briefen fallen für einfache E-Mails nur Pfennigbeträge an.
• Gegenüber einem Telefonat bieten sie den Vorteil, daß Vereinbarungen oder dergleichen darin schriftlich festgehalten werden.
• Die Möglichkeit per EMail Daten, d.h. nicht nur Texte sondern auch Bilder, kleine Filmchen und kleine Programme auszutauschen.

SICHERHEIT

• EMail-Zugang mit Passwort sichern,
• Makroviren-Schutz für MS-Office-Anwendungen aktivieren (Menü Extras/Optionen/Allgemein-Makroviren-Schutz)
• Gelöschte EMails landen erstmal im "Papierkorb" (je nach E-Mail Programm als "Trash", "Gelöschte Objekte" oder ähnlich bezeichnet). Sie können dort noch gelesen werden. D.h. den 'Papierkorb' leeren, wenn vertrauliche E-Mails gelöscht wurden.
• PC mit offenem EMail-Zugang nicht unbeaufsichtigt lassen. Abhilfe: Bildschirmschoner mit Password und EMail-Programm schließen.
• Wichtige Dateien (Attachments) nur verschlüsselt versenden oder z.B. PGP zur Verschlüsselung von E-Mails nutzen. Denken Sie immer daran: Was wäre, wenn der Inhalt Ihrer EMail morgen in der Zeitung stehen würde?

VERSCHLÜSSELUNG
PGP steht für "Pretty Good Privacy" (zu deutsch etwa "recht gute Privatsphäre") und ist ein Programm zur Verschlüsselung von EMails und anderen Dateien. Außerdem können Dokumente mit einer elektronischen Unterschrift versehen werden. Der Empfänger eines solchen Dokumentes kann sich darauf verlassen, dass der Absender auch der Autor ist, und kein Dritter es versendet bzw. verändert hat.

• PGP arbeitet mit dem RSA-Algorithmus und öffentlichen Schlüsseln (Public-Keys) und gilt als sehr sicher.
• PGP kann als Freeware kostenlos über viele Sharewarearchive bezogen werden.
• PGP ist für plattformunabhängig und für Atari, DOS, Macintosh, Unix, VAX/VMS, Windows, u.a. Systeme verfügbar.
• PGP ist im EMail-Bereich mittlerweile zu einem Quasi-Standard geworden, sowohl für private als auch professionelle Anwender.

NETIQUETTE
Wie auch bei der Offline-Kommunikation gibt es bei EMail Regeln.

• Mailen Sie nur dann, wenn es der Sache dient - nicht nur so zum Spaß. Nachrichten wie "Hallo, hier bin ich" sind absolut überflüssig. Beteiligen Sie sich nicht an Serienbriefen! Rundmails z.B. zu Weihnachten sind eine Unart.
• EMailing hilft bei der raschen und formlosen Sachinformation. Streit trägt man persönlich aus, nicht per E-Mail.
• Die Betreffzeile sollte zutreffend, kurz und aussagekräftig sein.
• Blähen Sie Ihre Signatur nicht unnötig auf: sie sollte im Regelfall nicht größer als die übermittelte Nachricht sein (z.B. nicht länger als 5 Zeilen); sie braucht keine Informationen zu enthalten, die bereits an anderer Stelle in der E-Mail stehen; tolle Signaturen ("ASCII-Malereien") nutzen sich im Wiederholungsfall in ihrer Wirkung ohnehin stark ab; sie stellen eine unnötige Basislast dar.
• Wenn Sie eine Nachricht beantworten, zitieren Sie nur die Stellen ("quoten"), auf die Sie sich beziehen. Auch wenn es noch so bequem geht: Das komplette Wiederholen einer Nachricht ist unhöflich gegenüber dem Empfänger und aufwendig für das Netz.
• Gehen Sie sparsam bzw. nur ganz gezielt mit Smileys um (wie z. B. :-) für "Ich freue mich"). Diese verlieren bei zu häufigem Gebrauch stark an Wirkung.
• Machen Sie Gebrauch von Groß- und Kleinschreibung; für EMail gibt es keine neuen Deutschregeln. WER IN GROSSBUCHSTABEN SCHREIBT, DER SCHREIT!
• Nehmen Sie Rücksicht auf weniger Versierte: Nutzen Sie neue oder raffinierte Techniken nur dann, wenn Sie sicher sind, daß der Empfänger damit klarkommt. Das gilt insbesondere für das Einbeziehen von vorbereiteten Dateien, die Darstellung von nationalen Sonderzeichen (Umlauten), Verschlüsseln von Nachrichtenteilen, Senden von Sprechnachrichten oder - generell - Multimedia-Dokumenten.
• Vergewissern Sie sich vor dem ersten Mail an einen neuen Partner darüber, daß die Mailanschrift korrekt ist.